初めまして。今日から会議のあれこれを語ります。
よろしくお願いします。
さて、今日はコミュニケーションの障害要因について。
東京 会議室で、コミュニケーションの障害となっている、さまざまな要因を考えてみると、地位・立場・経験、その他の条件の違いこれは、あまり説明の必要がないだろうが、よくあることです。
地位や立場が違いすぎると、コミュニケーションは一方的になりやすい。
あるいは「おねがいします」「ウム、考えておこう」式にパターン化する。
新人が集まってワイワイやっているときに、部長とか、年輩のベテランが、「俺も仲間に入れてくれよ」などと割り込んだりすることがあるね。
仲間になれるはず無いのだよ。
必然的に、社交的な会話になっていく場合が多くなります。
そのことに、双方が気付いているかどでしょうか。
グループ全員が時間に気付くようにしていく時を忘れて論ずるのも、たまにはよいだろうが、いつもそうだと厭がられるし、そんな時は、えてして、数人のメンバーだけが、時を忘れているものです。
これは訓練によるそうです。
東京 会議室で行う訓練としては、タイムキーパーなどを会議に置いてみる(観察役が兼ねてもよい)。
オリエンテーションのときに、念を押すことも忘れてはならない。
テーマを確認する。
脱線を防止するためには、なくてはならない機能です。
今は何を話し合っているのか、が全員に見えてないといけない。
"今"のテーマが、模造紙に書かれるとか、黒板に書かれているとかして、コンテントとしてもプロセスとしても見えていないといけないのです。
記録に客観性をもたせるための訓練は、私たちに必要なことです。
そして、東京 会議室での会合や会議には、記録者をはっきりと決めておくことです。
そして、その記録者は、ある基準のもとに記録をしていくことが必要となります。
私たちのグループの使っている基準をあけておきます。
●話のポイントをつかめ。速記者になる必要はない。
●一発言に、最底、一内容はあるはず。ただし、一発言一内容とは限らない。
●話のポイントを、話し手の話し言葉でメモしよう。
しゃべった人の言葉をうまくキャッチすると、その時の雰囲気、感情を記録に残せる。
●意見と意見の違いは、はっきりとさせておきます。マークなどを考える。
●後で他人が読んでもわかるように(具体的に、主語・述語を忘れずに、数字や図解を積極的に活用しよう)。
●まとめすぎると、わけがわからんようになります。
●とりあえずの略語をうまく使う。
●特に、多くの共感や同意を得たり、緊張や対立を生じる原因となったような発言は、落さないように。
特別のマークをつけておきます。閃きやアイディアも忘れずに。
●聞きとりにくかったり、意味のはっきりしないことなど、わかりにくい発言は、そのままにしないこと。
記録者として、発言者に自由に質問し確認をしよう。「ここは、このように書いておいていいですか」などの確認は重要。
●会合の終りには簡潔な報告をします。